PMI Barcelona Chapter

Benefit Management (II)

Benefit Management (II)

Benefit Management 

Entrega 2: Principios

Uno de los puntos esenciales a definir cuando se inicia un proceso de la gestión de beneficios es cuales son los principios que se tendrán en cuenta.

Estos principios son una guía que ayudan a cada uno de los diferentes roles participantes, tales como el top management, los dueños de los beneficios, las áreas de negocio involucradas, los equipos de proyectos y otros stakeholders a tener un marco común de referencia.

Esta guía no pretende ser completa ni exhaustiva. A continuación, me gustaría compartir cuales con los principios definidos en las principales corrientes de pensamiento.

Presentamos en primer término los “Benefit Realization Management Core Principles” definidos por el PMI en la guía The Standard for Benefits Realization Management: A Practice Guide (PMI,2019).

 

Principio: Los beneficios netos justifican el uso de recursos invertidos

Los resultados obtenidos por las iniciativas gestionadas en porfolios, programas o proyectos brindan beneficios que justifican las inversiones realizadas, buscando satisfacer los objetivos estratégicos de la organización. Los beneficios netos planificados son los que justifican el uso los recursos de la organización. El valor obtenido debe tener en cuenta los beneficios y la inversión en los recursos requeridos para su obtención.

Principio: el comienzo de las iniciativas es guiada por la identificación de beneficios.

Los beneficios planificados por la implementación de iniciativas requieren una identificación clara antes del inicio de las actividades. Estos beneficios deben comunicarse sin ambigüedades a todos los stakeholders. La razón de este principio es que la entrega del valor esperado por los beneficios planificados es lo que guía el pensamiento y toma de decisiones sobre el trabajo a realizar. 

Principio: los beneficios planificados se identifican en documentos formales

Todos los beneficios planificados deben ser evaluados, estimados, verificados y acordados por la organización, los stakeholders y los beneficiarios en un documento de autorización formal (Business case, plan de gestión de realización de beneficios, porfolio/programa/proyecto, etc.). La razón de este principio es evaluar, documentar, monitorear y medir de manera efectiva los resultados planificados y obtenidos. Esto permite a la organización monitorear efectivamente el progreso hacia el logro de los beneficios planificados.

Principio: la realización de beneficios es holísticamente planificada y gestionada

La realización de beneficios se considera de manera integral, planificada y gestionada desde la perspectiva de las necesidades de la organización y de sus requisitos, y no se limitan a las entregas del porfolio, programa o proyecto. Este principio se extiende más allá de la gestión de proyectos, abarcando a toda la organización. Para que la gestión de realización de beneficios tenga éxito se debe construir una perspectiva amplia y holística en la planificación general de la organización. Esto reduce la probabilidad de deficiencias que pueden derivarse de un enfoque centralizado en la entrega de productos o servicios a través de proyectos. Un enfoque holístico permite considerar los cambios inesperados, con sus oportunidades y amenazas para la realización de beneficios alineados con metas organizacionales.

Principio: la gobernanza y los recursos adecuados son esenciales para el éxito de la Gestión de Realización de Beneficios 

La Gestión de Realización de Beneficios requiere recursos adecuadamente aprovisionados, trabajando dentro de una estructura de gobierno clara, con los responsables para gestionar y lograr los resultados acordados identificados correctamente y autorizados para hacerlo. La razón de este principio es que las organizaciones deben invertir recursos y esfuerzos para realizar y mantener beneficios. Además, las organizaciones deben invertir en el nivel apropiado de recursos. Deben dar autoridad a las personas apropiadas y mantenerlas responsable del éxito general.

 

Seguidamente describimos los principios definidos por el Benefits Realisation Management Framework, del estado de New South, Australia (Department of Finance, Services and Innovation) (NSW,2018)

 

Principios sobre cómo pensar sobre realización de beneficios

Principio: Los beneficios deben entenderse primero como resultados.

Los beneficios son la razón por la cual se realizan inversiones.

Principio: Los beneficios deben estar alineados con los objetivos estratégicos de la organización.

Los resultados y realización de beneficios entregados por el cambio ayudan a lograr objetivos estratégicos.

Principio: La realización de beneficios es proceso end-to-end durante todo el ciclo de vida de la inversión realizada.

La medición de beneficios, generación de informes y la evaluación de los beneficios se realizará durante y después que el proyecto o programa hayan entregado las nuevas capacidades y se haya implementado el cambio.

 

Principio: La gestión de beneficios es la piedra angular de un caso de negocios exitoso. 

La identificación y la comprensión de los beneficios proporcionará evidencia de que la iniciativa será efectiva y se obtendrán el valor deseado por la inversión realizada.

Principios sobre cómo enfocar la realización de beneficios.

Principio: Los programas de cambio brindan beneficios. 

Para que una iniciativa de cambio sea exitosa, ésta debe ofrecer beneficios a la organización.

Principio: Los beneficios no son automáticos. 

Además de gestión efectiva de proyectos, la entrega de los beneficios deseados requiere un monitoreo activo del progreso del proyecto en cuanto a los resultados y beneficios a realizar.

Principio: Los beneficios son dinámicos, ellos necesitan ser revisados y actualizados regularmente. 

Los beneficios identificados al inicio del ciclo de vida del proyecto o programa seguramente cambiarán durante su ciclo de vida. Por lo tanto, los beneficios deben ser monitorizados y actualizados durante todo el ciclo de vida de la inversión realizada.

Principio: Los beneficios son tanto financieros como no financieros.

Un beneficio es la mejora medible resultante de un resultado que es percibido como una ventaja por un interesado.

Principio: Se necesitan resultados intermedios para darse cuenta de los beneficios finales. 

Los logros e informes en beneficios intermedios son tan importante como los beneficios asociados con resultados estratégicos finales.

Principio: Los beneficios deben ser medibles.

 Los beneficios deben ser medibles y estar basado en evidencia para para demostrar que una inversión proporciona valor.

 

Principios sobre cómo gestionar realización de beneficios.

Principio: El "Negocio" necesita ser dueño de los beneficios.

Los beneficios deben ser propiedad de patrocinadores y gerentes de negocios, no del director del proyecto o programa.

Principio: mantener el número de beneficios a un número manejable. 

La prioridad debe ser dada a los beneficios que ofrecen el mayor valor potencial, ya sea tanto si son financieros o no.

Principio: La gestión de beneficios debe estar vinculada a gestión de proyectos y programas. 

La gestión de las nuevas capacidades entregadas por proyectos y programas deben estar vinculadas a los beneficios y a los cambios requeridos. 

Principio: La realización de beneficios debe ser integrada

Para que una gestión de beneficios sea efectiva debe estar integrada con los demás procesos de gestión de la organización durante todo el ciclo de vida de estos.

Principio: Los beneficios deben ser comunicados. 

Los beneficios necesitan ser comunicados para demostrar cómo se están desempeñando los proyectos y programas en su progreso hacia la entrega de resultados.

 

Principios definidos por Steve Janner

Finalmente comentaremos los principios definidos por Steve Janner (Jenner S.,2014)

Principio: Alinear los beneficios con la estrategia.

Los beneficios representan una mejora medible que contribuye a lograr uno más objetivos estratégicos u organizacionales.

Principio: Comience con el fin en mente.

Las iniciativas son establecidas para realizar los beneficios requeridos mas que usar los beneficios para justificar soluciones preseleccionadas.

Principio: Utilice los métodos de entrega exitosos.

Habilitar la realización de beneficios combinando apropiadamente métodos de entrega y enfoques de gestión del cambio.

Principio: Integrar los beneficios con el régimen de gestión del rendimiento.

Integrar la gestión de beneficios, junto al modelo de medición de resultados de ellos, con los sistemas operacionales y de recursos humanos de la empresa.

Principio: Gestionar los beneficios desde una perspectiva de Porfolio.

Se debe aplicar un enfoque consistente a todas las iniciativas, incluyendo la evaluación, priorización y dependencias entre porfolios, programas y proyectos y el seguimiento de los beneficios más allá del cierre de la iniciativa.

Principio: Aplicar la gobernanza efectiva con los propietarios de beneficios definidos.

Definir claramente la responsabilidad de la ejecución de los cambios de los cuales dependen los beneficios y que son necesarios para el logro de los objetivos.

Principio: Desarrollar una cultura de valor.

Los beneficios y la gestión de beneficios deben ser tomados seriamente, con el objetivo de crear valor sostenible para la organización con la inversión realizada.

 

Resumen

De los puntos expuestos podemos extraer una guía de los principios a aplicar en la gestión de la realización de beneficios.

  • Las iniciativas, gestionadas como porfolios, programas y/o proyectos deben estar guiadas por los beneficios que ofrecerán a la organización. El valor obtenido justifica la inversión realizada, entendido el valor como los beneficios obtenidos menos el costo para su obtención.
  • Los beneficios son dinámicos, necesitan ser revisados y actualizados regularmente y registrados formalmente con un responsable definido. El área de Negocios debe ser el dueño de los beneficios.
  • Los beneficios son planificados y gestionados holísticamente.
  • Para que la gestión de realización de beneficios sea exitosa se deben asignar los recursos necesarios y definir la gobernanza.
  • Los beneficios deben estar alineados con los objetivos estratégicos de la organización. Es importante desarrollar una cultura empresarial de valor.
  • Los beneficios deben ser medibles y comunicados.

 

Ing. Sergio Ughettp

Presidente PMI Barcelona Spain Chapter

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Recursos:

PMI (2019) Benefits Realization Management: A Practice Guide. Project Management Institute, USA 

NSW (2018). NSW Government Benefits Realisation Management Framework. New South Wales Government. Australia.

Jenner S. (2014) Managing Benefits. Optimizing the return from investments. The Stationary Office, 2014. London UK 

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