Introducción
Antes de iniciar con el tema de Benefit Management tengo algunas preguntas para ti.
Piensa en los tres proyectos mas importante en los cuales estás trabajando. La respuesta a cada pregunta es Si o No
¿Sabrías decirme cuales son los resultados esperados del uso de los productos o servicios de cada proyecto una vez finalizado el mismo?
¿Sabrías decirme quién y cómo asegurará que los resultados del proyecto definidos en el business case sean sostenibles en el tiempo?
¿Sabrías decirme cuales son los objetivos estratégicos de la empresa que cada proyecto ayuda a lograr?
Si alguna de tus respuestas fue No, entonces puede interesarte explorar la gestión de beneficios.
Para iniciar, compartiremos algunas de las definiciones mas extendidas de Benefit, Benefit Management y Benefits Realization Management
Desde el PMI Benefits Realization Management Framework (PMI 2020) tenemos
Benefits: Valor que es creado para el sponsor del proyecto o sus beneficiarios como resultado de la finalización exitosa de un proyecto
Benefits Realization: Una forma de asegurar que los beneficios son derivados de los productos o servicios de los proyectos
Benefits Realization Management: Conjunto de procesos y practicas para identificar beneficios y alienar ellos con la estrategia, asegurando que lo beneficios son realizados a través de la implementación de proyectos y que estos veneficios son sostenibles y sostenidos después de la completa implementación del proyecto
Benefits Realization Management:A Practice Guide del PMI (PMI2019) define:
Benefit: Una ganancia realizada por la organización y sus beneficiarios a través de los resultados obtenidos de los productos y servicios de los programas o proyectos
Benefits Realization. La integración de las ganancias previstas como resultado de los productos o servicios de portfolios, programas y proyectos
Benefits Realization Management (BRM). La organización y gestión del esfuerzo diario de la organización para lograr y sostener beneficios potenciales surgidos por las inversiones en portfolios, programas y proyectos.
El gobierno de New South Wales en Australia (NSW 2018) define:
Benefit: Una mejora medible obtenida de un resultado percibido como una ventaja por uno o mas stakehoders, que contribuye al logro de los objetivos organizacionales
Benefit Realization Management (BRM); El proceso de organizar y gestionar los beneficios potenciales de las inversiones realizadas sean realmente alcanzados. Es un proceso continuo a través de todo el ciclo de vida de los proyectos y debería ser un tema central en cualquier iniciativa de cambios. La realización de beneficios es el producto final de la implementación de iniciativas de cambio
Por su parte Carlos Martins Serra (Martins Serra, C. 2017) define:
Benefits Realization Management: Es un conjunto de prácticas que influencian positivamente el suceso de los proyectos en la creación de valor y la exitosa ejecución de las estrategias de negocio
Estrategia y Beneficios
Hemos comentado que el logro de los beneficios debería asegurar el cumplimiento de los objetivos estratégicos.
En PMI (2019) vemos el siguiente diagrama que nos ayuda a entender las relaciones entre estrategia, beneficios y proyectos
Muy brevemente describiremos los componentes que hemos mencionado
Estrategia es la que guía la dirección de la organización
Objetivos Estratégicos son aquellos que permiten aplicar la estrategia de la empresa basados en su misión y visión
Iniciativas son los portfolios, programas y proyectos emprendidos para cumplir los objetivos estratégicos
Entregables son los productos o servicios entregados por los proyectos
Resultados es lo que se obtiene de la utilización de los entregables en la organización
Beneficios son las mejoras o ganancias que estos resultados han aportado a la organización y sus stakeholders
Valor es la diferencia obtenida entre el beneficio producido y los costos generados para su obtención.
Una pregunta común entre el top management de las organizaciones es ¿por qué no se obtienen los beneficios esperados de las iniciativas emprendidas?
Recordemos que para las organizaciones lo mas importante es el valor obtenido de las iniciativas seleccionadas que permitan desarrollar la misión y visión de la organización a través de la satisfacción de los objetivos estratégicos.
Los orígenes de los fracasos pueden ser múltiples, tal como estrategia mal definida, objetivos inalcanzables, iniciativas mal priorizadas, proyectos no relacionados a objetivos, resultados negativos derivados de un incorrecto o distinto uso de los entregables de los proyectos, mala gestión del cambio, ya sea operativo como organizacional, falta de sostenibilidad en los beneficios, y escaso valor obtenido ya sea por que los beneficios fueron marginales o por los altos costos para poder producirlos.
En las próximas entregas iremos abordando los temas de como identificar beneficios, desarrollarlos y asegurar su sostenibilidad en el tiempo
Recursos:
PMI (2020) Benefits Realization Management Framework.
PMI (2019) Benefits Realization Management:A Practice Guide. Project Management Institute, USA
Martins Serra, C. (2017). Benefits Realization Management Strategic Value from Portfolios, Programs, and Projects, (CRC Press,, USA)
NSW (2018). NSW Government Benefits Realisation Management Framework.
