Proyecto de Colaboración del Capítulo de Barcelona con MSF

Proyecto de Colaboración del Capítulo de Barcelona del PMI con MSF.

La colaboración entre el PMI y MSF se inició el año 2015 con un Proyecto Liderado desde el Capítulo de Madrid. En mayo 2016 se iniciaron reuniones en el capítulo de Barcelona del PMI y MSF para continuar con esa colaboración. En esa sesión se realizó de forma conjunta una sesión de “lluvia de ideas” en la que se realizó una primera identificación y priorización de temas. Los resultados de esa sesión se resumen en la figura adjunta

En cada una de las sesiones realizadas, el capítulo del PMI ha identificado un experto del área y se ha realizado un formato mixto de Presentación y Debate: Una primera parte en la que el ponente expone el marco teórico relativo a la temática y una segunda parte de debate entre el ponente y los participantes sobre las particularidades del tema en el caso de MSF así como la forma de aplicar esa teoría en el entorno MSF.

Las sesiones realizadas hasta la fecha son :

  1. Project Life Cycle (20/7) . La sesión fue realizada por Alejando Oller y por Elisabet Duocastella. Y se utilizó en la presentación material del PMI Tipos de Proyecto y Project Life Cycle

 

  1. Knowledge Management (5/10). La sesión la realizó Mercedes Martinez desde Madrid a través de Skype. Asistieron 13 personas entre locales y remotos. Durante la primera parte Mercedes cubrió la teoría del tema tratando los puntos:
  • Mejoras que un buen Knowledge Transer aporta a la organización
  • Ciclo de vida del Knowledge Transfer. Diferencias entre conocimiento explícito y tácito.
  • Barreras interdepartamentales para el Knowledge Transfer. Tipos de Organizaciones (clan, jerárquica, etc..). Causas de falta comunicación (falta de tiempo, falta de confianza.)
  • Voluntariedad del Knowledge Transfer. Habilitadores(confianza, motivación ..)

Las conclusiones principales de la presentación:

  • Una organización tiene internamente la mayoría del conocimiento necesario para superar los obstáculos en sus proyectos. La dificultad fundamental es encontrar quien tiene ese conocimiento.
  • Las organizaciones que valoran el Knowledge Tranfer y tienen buenas prácticas para soportarlo tiene mejores resultados que las que no valoran la disciplina.
  • Superar las barreras inter e intra proyectos en las organizaciones es posible a través de la utilización de los procesos PMI entre los empleados.
  • Se inició a continuación el Debate con Los Projects Managers de MSF y se plantearon los siguientes temas:
  • Dificultad de utilizar las Lecciones Aprendidas de un Proyecto en otros Proyectos
  • Utilización de reuniones informales para promover el Knowledge Transfer, las personas tiende a compartir más en un entorno informal.
  • Importancia e impacto de la cultura del País en el proceso de Knowledge Transfer
  • Impacto de un alto nivel de rotación de la Organización en el Knowledge Transfer
  • La PMO como forma de superar algunas de las barreras para el knowledge Transfer

2. Stake Holders (15/10) . La sesión fue realizada por Andre Baken en remoto a través de Skype.  Asistieron once personas entre locales y remotos, Andre utilizo una presentación de 30 minutos para exponer el marco teórico (Importancia de identificar los Stakeholders del Proyecto, como identificar los Stakeholders y cómo gestionarlos) las conclusiones principales de la presentación fueron:

  • La Gestión de Stakeholders es una actividad a realizar durante todo el ciclo de vida del Proyecto y debe ajustarse a los cambios en el momento que ocurran.
  • La Gestión de Stakeholders es cross-cultural en la medida que la Globalización de las Compañías hace que los equipos de Proyecto sean globales.
  • A medida que se va haciendo la gestión de Stakeholders en el Proyecto, se irán encontrando muchos temas a tener en cuenta en la ejecución del Proyecto.

A continuación, se produjo un debate entre todos los participantes en la que se trataron entre otros los siguientes temas:

  • Quien es el Stake Holder mas importante
  • Número muy grande de Stake Holders en un Proyecto
  • Gestión de stakeholders en diferentes ubicaciones
  • Necesidad de escribir las responsabilidades de los stakeholders y hacer que las acepten
  • Mapeo de Stakeholders únicamente en los Proyectos grandes
  • Como involucrar al CEO y alta dirección en los Proyectos
  • Dificultades de gestionar proyectos en una organización orientada a Proyectos como MSF

 

3. Risk Management (16/11) . Sesión realizada por Mario Coquillat desde Madrid a través de Skype. Asitieron un total de 8 personas entre locales y remotos Mario realizo una presentación de 60 minutos.

  • Risk “appetite”
  • Clasificación de los riesgos basados en el grado de incerteza
  • Mitos alrededor del Risk Management
  • Importancia de la comunicación de Riesgos en un Proyecto
  • El caso del rescate de los 33 mineros chilenos

 

Por problemas de comunicaciones no se pudo completar el debate con MSF sobre el tema y se propondrá una sesión aparte para realizar el debate.

4)Pasos siguientes.

MSF ha realizado un cambio de Organización para dar mas relevancia a la Direccion de Proyectos, con la creación de un PMO. Las Proximas acciones se focalizarán en aspectos de formación y certificación de los PMs. Dandose por finalizadas por el momento las sesiones especificas previstas.

5)Comentarios MSF

  • Inma González Gallo | Projects & IT | Médecins sans Frontières OCBA: “el enfoque práctico de la colaboración nos permite poder compartir experiencias reales de nuestros Project managers, y ver como situaciones similares son tratadas en otros contextos. La oportunidad de compartir experiencias internas y externas enriquece el debate, y nos da ideas de nuevos enfoques para resolver situaciones reales de nuestros proyectos. Además, este formato de sesión permite aprovechar el mejor conocimiento de cada uno, y poder contar con más voluntarios, que con este tipo de colaboración nos transmiten su mejor conocimiento de forma enfocada y en sesiones que permiten que vayamos tratando los temas que necesitamos en cada momento”
  • Sergio Pérez Vico | PMO, Governance & IT Security | Projects & IT Office |Médecins sans Frontières OCBA : ” La flexibilidad en la colaboración ha resultado algo muy positivo, no sólo se han ido adaptando las sesiones para ajustarlas (duración, formato…) sino también el alcance buscando el mayor aprovechamiento. 

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